Privacybeleid

Gebruikersovereenkomst

Beste ouder

Als je via de website www.naarschoolinlokeren.be doorklikt naar lokeren-so.aanmelden.in en jouw kind aanmeldt dan ga je akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het Lokaal Overlegplatform Lokeren Secundair onderwijs die daarbij horen. Deze lees je in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring.
De gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Lokeren Secundair onderwijs, zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als je niet wilt dat wij jouw gegevens verwerken, kan je jouw hiertegen verzetten via evy.dhollander@ond.vlaanderen.be .
Houd er wel rekening mee dat wij je dan de gevraagde dienst “ het verwerken van de aanmelding van jouw kind" niet kunnen verstrekken.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de aanmelding te kunnen afronden.

Gegevensverwerking in het kader van het centraal aanmeldingsregister.

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Alle scholen voor gewoon secundair onderwijs met 1A en 1B, gelegen in het werkingsgebied van het LOP Lokeren Secundair onderwijs, werken met een gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem.

De schoolbesturen van het LOP Lokeren Secundair onderwijs mandateerden het LOP Lokeren Secundair onderwijs voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.

Jouw persoonsgegevens worden door het Lokaal Overlegplatform Lokeren Secundair onderwijs verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2023-2024.

Het LOP SO Lokeren sluit in opdracht van de schoolbesturen een subverwerkersovereenkomst af met V-ICT-OR die het aanmeldingssysteem aanlevert waarin de verplichtingen inzake gegevensbescherming opgenomen zijn.

Privacyverklaring

Welke informatie van jouw gezin zit in het aanmeldingsregister?

In het aanmeldingsregister komt de informatie:

Die je bij het aanmelden invult: de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, jouw schoolkeuzes en jouw voorkeurorde.
Die noodzakelijk is voor de ordening van jouw kind in elke school die je aangeeft:
Vragen die bepalen of je voorrang krijgt bij de rangordening
- Of een ouder op de school werkt,
- Of er al een broer of zus op school zit.
Die noodzakelijk zijn voor het inschrijven van jouw kind op school: De vraag of jouw kind een verslag heeft voor toegang tot het buitengewoon onderwijs.
Als dit zo is, ben je decretaal verplicht dit bij inschrijving te melden.

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over jou of jouw kind.

Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien en verbeteren?

Je kunt jouw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode. Je contacteert de beheerder aanmelden.secundair@lokeren.be of 0478 82 90 10 of 0492 15 90 54. Je ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens.

Na 21/4/2023 om 16uur is het niet meer mogelijk om jouw gegevens te wijzigen.

Waarvoor worden de gegevens van jouw kind en jouw gezin gebruikt ?

Op individueel niveau worden de gegevens van jouw kind gebruikt voor:
- De rangordening van jouw kind en de toewijzing van een school.
- Om jou op de hoogte te brengen van het resultaat van jouw aanmelding.
- Om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven.
- Om voor jouw kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.
Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt om de goede werking van het aanmeldingsssyteem te evalueren en na te gaan:
- Of het systeem technisch goed functioneert en de afstandsberekeningen, rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren.
- In welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders.

Wie kan welke gegevens van jouw kind inzien?

De personen die door het LOP Lokeren Secundair onderwijs aangesteld zijn om het aanmeldingsregister te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen bemannen.
De helpdeskmedewerkers ondertekenen een geheimhoudingsverklaring.
De subverwerker V-ICT-OR die zich er uitdrukkelijk toe verbindt het vertrouwelijk karakter en de veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen.
De directeur van de school waaraan jouw kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van jouw kind. De school krijgt niet te zien wat jouw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je jouw kind aanmeldde.
De directeur van de scholen waar jouw kind op de weigeringslijst komt. Ook deze scholen krijgen niet te zien wat jouw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je jouw kind aanmeldde. De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:
- adres, telefoonnummer en naam van de ouders
- geboortedatum, rijksregisternummer van het kind
- structuuronderdeel waarvoor werd aangemeld (1A of 1B)
- of het kind een verslag heeft met toegang buitengewoon onderwijs
- of jouw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus, kind van personeel

Hoe worden de gegevens van jouw gezin gecontroleerd?

De controle bestaat uit twee delen:

Controle tijdens/na het afsluiten van de aanmeldingsperiode.
Voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de criteria afgesproken binnen het LOP Lokeren Secundair onderwijs, gebeuren volgende noodzakelijke controles:
- Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
- Dubbele dossiers: een kind kan maar één keer aangemeld worden. Uitzondering: Na contact met de beheerder kan een leerling voor 1A en 1B worden aangemeld.
  Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen. De opgegeven contactgegevens kunnen gebruikt worden om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of corrigeren. Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een dossier nooit aangepast
  
  Na de aanmelding en voor de toewijzing controleert de school de gegevens van de kinderen die met voorrang werden aangemeld: broers/zus, kind van personeel.
  Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen. De school kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren.

Controle door de school bij inschrijving: wanneer je jouw kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kan je volgende documenten meebrengen bij inschrijving:
- Identiteitsbewijs van jouw kind;
- Verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs (indien van toepassing).

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verlies je jouw recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

Je bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

Hoe gebeurt de ordening en toewijzing van alle aangemelde kinderen?

Voorrang

Kinderen met een broer of zus op school of kinderen van personeel krijgen voorrang.

Kinderen met een broer of zus die al is ingeschreven in dezelfde school, voor deze groep geldt voorrang in de school op voorwaarde dat ze zich aanmelden tussen 27 maart 2023 (10 uur) tot en met 21 april 2023 (16 uur) .
Kinderen van personeelsleden van een deelnemende school, voor deze groep geldt voorrang in de school waar deze ouders zijn tewerkgesteld op voorwaarde dat ze zich aanmelden tussen 27 maart 2023 (10 uur) tot en met 21 april 2023 (16uur).

Ordening overige leerlingen op voorkeur en toeval

De overige leerlingen worden geordend op basis van rangorde van schoolkeuze en daarna op toeval. Per schoolkeuze krijgt de leerling een ander toevalsnummer.

Toewijzing

Eerst worden alle leerlingen in hun eerste voorkeurschool met een gunstig toevalnummer toegewezen, de aanmeldingen in de lagere keuzes worden geschrapt.
Leerlingen die niet aan hun eerste voorkeurschool werden toegewezen en een gunstig toevalsnummer hebben voor schoolkeuze twee, worden aan deze tweede voorkeurschool toegewezen.
Concreet: de aanmeldingen in de lagere keuzes worden geschrapt, de leerling ontvangt een toewijzing in de tweede voorkeurschool en een weigeringsattest voor de eerste voorkeurschool.
Leerlingen die niet aan hun tweede voorkeurschool werden toegewezen en een gunstig toevalsnummer hebben voor schoolkeuze drie, worden aan deze derde voorkeurschool toegewezen.

Als het systeem je kind een plaats kan toekennen in een bepaalde school, dan verwijdert het de naam van jouw kind uit alle lijsten van scholen met een lagere voorkeur. Voor de school waarvoor je een plaats kan worden toegewezen, ontvang je een 'ticket voor inschrijving op school'. Het systeem bewaart de naam van je kind in de lijsten met scholen van hogere voorkeur. Voor deze scholen zal je een weigeringsattest ontvangen, de volgorde onder de geweigerde leerlingen wordt aangehouden tot en met de vijfde schooldag van oktober 2023.

Hoelang worden jouw gegevens bewaard?

Het LOP bewaart gedurende maximum 10 jaar een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeldings- en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Waar kan je terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan? Er is een probleem bij het aanmelden of je hebt een klacht over de toewijzing? Neem eerst contact op met de deskundige van het Lokaal Overlegplatform (Evy D'hollander: evy.dhollander@ond.vlaanderen.be of 0492 15 90 54) die legt de klacht voor aan de ombudsdienst inschrijvingen.

Ben je niet akkoord met de beslissing van deze lokale commissie, dan kun je een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten (zie website aanmelden of op het weigeringsdocument voor de contactgegevens). Wacht niet tot na het verlopen van de aanmeldingsperiode om contact te nemen.